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KI-Automatisierung für klare Abläufe

Wir entwickeln individuelle KI-Automatisierung für konkrete Aufgaben, verbinden bestehende Systeme und reduzieren manuelle Übergaben dort, wo es sinnvoll ist.

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Wir arbeiten mit

KI-AUTOMATISIERUNG

Was ist
KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung erledigt wiederkehrende Arbeit nach einem vereinbarten Ablauf. Zum Beispiel: Eine Reklamation kommt per E-Mail an. Die KI erkennt das Anliegen und liest die Kundennummer aus. Anschließend wird nach festen Regeln ein Ticket angelegt und dem passenden Team zugewiesen.

Der Ablauf kann mehrere Schritte und Verzweigungen enthalten. Welche davon folgen, legen wir vorher fest. Das passt zu Aufgaben, die regelmäßig ähnlich ablaufen – etwa E-Mails zuordnen, Rechnungsdaten übernehmen oder Dokumente ablegen. Freigaben und die Übergabe von Sonderfällen planen wir direkt mit ein.

Prozessdiagramm: Eingabe, KI-Verstehen, Verarbeitung mit Regeln und Tools, Ausgabe.

Wiederkehrende Arbeit automatisch erledigen.

Der Ablauf steht fest: Ein Ereignis startet die Verarbeitung, die KI liest und ordnet Inhalte ein. Danach folgen die vereinbarten Schritte. So kann das im Arbeitsalltag aussehen.

Wenn der nächste Schritt vom Fall abhängt: KI-Agenten

  • E-Mails automatisch vorsortieren

    Anliegen erkennen, wichtige Angaben auslesen und Nachrichten dem passenden Team zuordnen.

    So läuft’s

    1. E-Mail
    2. Zuordnung
    3. Team

    Zum Beispiel mit

    • Outlook
    • oder Gmail

  • Rechnungen zur Prüfung vorbereiten

    Rechnungsdaten aus PDFs übernehmen, Pflichtangaben abgleichen und fehlende Informationen für die Prüfung markieren.

    So läuft’s

    1. Rechnung
    2. Datenprüfung
    3. Freigabe

    Zum Beispiel mit

    • Outlook
    • SharePoint

  • Gesprächsnotizen ins CRM übertragen

    Aus Notizen eine Zusammenfassung erstellen und vereinbarte Aufgaben beim passenden Kunden hinterlegen.

    So läuft’s

    1. Gesprächsnotiz
    2. Zusammenfassung
    3. CRM

    Zum Beispiel mit

    • Teams
    • HubSpot

  • Dokumente richtig ablegen

    Dokumenttyp und zugehörigen Kunden erkennen, Dateien nach festen Regeln benennen und im passenden Ordner ablegen.

    So läuft’s

    1. Dokument
    2. Zuordnung
    3. Ablage

    Zum Beispiel mit

    • SharePoint
    • oder Google Drive

Die Beispiele zeigen mögliche Anwendungen. Welche Systeme wir anbinden und welche Schritte automatisch laufen, klären wir für Ihren Ablauf.

Sie bestimmen, was automatisch passiert.

Freigaben, Zugriffe und Übergaben legen wir vor dem Einsatz gemeinsam fest.

  • Freigaben festlegen

    Sie entscheiden, welche Ergebnisse geprüft werden und welche Aktionen eine Freigabe brauchen.

    Antwortentwurf
    Wartet auf Freigabe
    Versand Gesperrt
    Beispiel: Freigabe vor dem Versand

  • Zugriffe begrenzen

    Wir legen gemeinsam fest, auf welche Daten und Anwendungen die Lösung zugreifen darf.

    Kundendaten
    Lesen
    Antworten
    Entwerfen
    Löschen
    Gesperrt
    Beispiel: klar begrenzte Rechte

  • Bei Unklarheiten übernehmen

    Fehlende Angaben und Sonderfälle gehen mit dem bisherigen Stand an die zuständige Person.

    Angabe fehlt

    Ihr TeamÜbernimmt die Prüfung

    Verlauf wird mitgegeben
    Beispiel: Übergabe mit Kontext

Sicherheit

Sicherheit von Anfang an.

Wo Ihre Daten verarbeitet werden und wie die KI betrieben wird, klären wir vor der Umsetzung – passend zu Ihren Systemen und Anforderungen.

ISO 27001

Für unseren Standard-Stack setzen wir auf etablierte Anbieter mit ISO-27001-zertifiziertem Informationssicherheitsmanagement. Bei besonderen Anforderungen prüfen wir Infrastruktur und Anbieter projektbezogen.

EU-Hosting

Datenverarbeitung innerhalb der EU ist bei uns der Standard. Datenregion, Aufbewahrung und eingesetzte Unterauftragnehmer werden passend zum Vorhaben festgelegt.

Cloud oder On-Premise

Die Infrastruktur folgt den Anforderungen des Projekts – von europäischen Cloud-Diensten bis zu lokalen Komponenten und On-Premise-Betrieb.

DSGVO & AI Act

Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Aufsicht werden von Anfang an mitgedacht – besonders dort, wo KI sensible Prozesse unterstützt.

Zu viele Schritte für eine einfache Aufgabe? Machen wir den Ablauf einfacher.

Zeigen Sie uns, wo heute kopiert, weitergeleitet, nachgefragt oder doppelt gepflegt wird. Im ersten Gespräch klären wir, was sich sinnvoll automatisieren lässt und wie eine verlässliche Lösung in Ihre bestehenden Abläufe passt.

Automatisierung besprechen